IMK Euterpe Privacyreglement

A. Doelstelling Interkerkelijk Mannenkoor Euterpe

In de Statuten (gedateerd op 04-09-1980) van Interkerkelijk Mannenkoor Euterpe (IMK Euterpe) zijn in artikel 3 de volgende doelstellingen vermeld:

  1. De vereniging heeft tot doel de beoefening van de zangkunst als gave Gods.
  2. Zij tracht dit doel te bereiken door als koor haar medewerking te verlenen aan onder meer Evangelisatiesamenkomsten van erkende christelijke kerkgenootschappen, al dan niet in interkerkelijk verband; Bijzondere kerk-, zang- en of herdenkingsdiensten en bijzondere samenkomsten van christelijke verenigingen op interkerkelijke basis.

B. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Om de in A genoemde doelen te realiseren worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

Leden:

  1. Persoonsgegevens van alle leden:
  • Achternaam, voorletter(s) en roepnaam
  • Geboortedatum
  • Stempartij
  • Foto’s
  1. Contactadres:
  • Woonadres
  • e-mailadres
  • WhatsApp adres
  • Telefoonnummer(‘s)
  1. Financiële gegevens ten dienste Van IMK Euterpe:
    • Bankgegevens
    • Betalingsgedrag (incasso)
  2. Overig:
  • Functie: Bestuurslid, lid commissie.
  • Overeenkomende de gegevens van de leden

Dirigent en 2e dirigent:

 Als bij leden: 1, 2.

Bijzondere persoonsgegeven, zoals gedefinieerd in de AVG worden niet verwerkt.

Opmerking over biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon: Dit zou ook de gezichtsafbeeldingen van personen kunnen zijn op foto’s van concerten of andere kooractiviteiten. Hierop wordt nader ingegaan in hoofdstuk D: Afweging .

Repetitor en 2e repetitor:

Als bij leden: 1 en 2.

Overig:

 Externe medewerkers c.q. begeleiders

    • Als bij leden 1 en 2

Donateurs:

De volgende gegevens worden vastgelegd:

  • Achternaam, voorletter(s)
  • Woonadres

Adverteerders/Crediteuren:

De volgende gegevens worden vastgelegd:

  • Naam bedrijf
  • Achternaam, voorletter(s) van natuurlijkpersoon
  • Woonadres
  • Financiële gegevens (bankgegevens en betalingsgedrag).
  • Mailadressen
  • Telefoonnummers

Debiteuren:

  • Naam
  • Woonadres
  • Bankgegevens.

C. Grondslag waarop de persoonsgegevens verwerkt worden.

De verwerking van de hierboven genoemde persoonsgegevens gebeurt op de in de AVG genoemde grondslag dat gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

  1. Zanguitvoeringen:

Het geven van eigen concerten en medewerking verlenen aan concerten van anderen of medewerking aan kerkdiensten vereist dat er gecommuniceerd wordt  waar,  wie, wanneer en hoe laat men verwacht wordt. Hiervoor is het gebruik van genoemde persoonsgegevens noodzakelijk.

  1. Sociale contacten:

Om de sociale contacten  tussen de leden onderling te behouden en/óf te verstevigen is het noodzakelijk dat alle leden bereikbaar zijn.

Daarvoor is het beschikbaar zijn van genoemde persoonsgegevens onmisbaar.

  1. Saamhorigheid tussen de leden:

Er wordt in beeld en geschrift verslag gedaan van de gang van zaken tijdens concer-ten en anderssoortige kooroptredens.

Om er op terug te kunnen kijken en om afwezigen te informeren over de gang van zaken tijdens een concert/uitvoering, zijn openbaar toegankelijke verslagen vereist.

  • Hiertoe behoort ook het vastleggen van beeld- en geluidsmateriaal (foto’s en video’s) waarop zangers, musici en bezoekers, toevallig herkenbaar vastgelegd worden. Dit zou gezien kunnen worden als het opslaan van biometrische gegevens. Hierop wordt nader ingegaan in hoofdstuk D: Afweging.

D. Afweging van koorbelangen tegen ledenbelang.

Al sinds de oprichting van IMK Euterpe in 1965 is er een onderlinge band tussen de leden gesmeed. Dit hield destijds in dat persoonsgegevens bijna automatisch gedeeld werden. Voor de meeste leden is dit eigenlijk nog zo.

Gezien het feit dat jongere leden bijna ongemerkt “delen” via sociale media, is beperking van de vrijheid om over persoonsgegevens te beschikken bijna noodzakelijk.

Van alle kooractiviteiten wordt reeds jarenlang een verslag gemaakt en gepubliceerd via interne en externe media. Deze verslagen worden opgesteld door koorleden gedelegeerd door het bestuur dan wel het bestuur die de verslagen ook beoordelen op mogelijke negatieve privacygevoelige informatie.

Het PR-bestuurslid onderhoud de contacten met de (lokale) media, zodat in het kader van de vrije nieuwsgaring op openbare plaatsen, de bekendheid van IMK Euterpe ondersteund en bevorderd wordt.

Het is in het belang van alle leden, dat alle kooractiviteiten goed verlopen, en dat er ook met voldoening op teruggekeken kan worden.

Tijdens de concerten/kooractiviteiten kunnen er foto- en/of filmopnames gemaakt worden waarop ook aanwezigen herkenbaar in beeld worden gebracht. Deze opnames kunnen worden opgeslagen en gebruikt worden voor verslagen zoals vermeld onder Register van verwerkingsactiviteiten. Dat zou gezien kunnen worden als het opslaan en publiceren van biometrische gegevens. In de afweging beschouwen we dit als geaccepteerd onder de volgende voorwaarden:

  1. Beeldmateriaal wordt verkregen als verslag van een concert/kooractiviteit
  2. Concerten/kooractiviteiten zijn openbaar, dus geldt het principe van vrije nieuwsgaring
  3. Beeldmateriaal wordt duidelijk zichtbaar verkregen (dus bv. geen verborgen camera’s)
  4. Reacties van personen die in beeld komen worden gerespecteerd en worden, indien gewenst/geëist, verwijderd.
  5. Er wordt geen link gelegd met de identiteit van de personen die in beeld zijn gebracht.
  6. Verslagen worden opgesteld door koorleden, die rekening houden met eventueel bekende privacy gevoeligheden.

E. Functionaris gegevensbescherming.

Op grond van de criteria van de Autoriteit Persoonsgegevens is er geen functionaris noodzakelijk en derhalve ook niet aangesteld.

F. Data protection impact assessment.

Op grond van de criteria van de Autoriteit Persoonsgegevens is er geen noodzaak om de privacyrisico’s van de gegevensbewerking in kaart te brengen en is derhalve dan ook niet uitgevoerd.

Strikt genomen beoordelen we de zangers op basis van zangkwaliteiten/stemhoogte. Deze kwaliteiten worden opgeslagen. De risico’s van deze informatie voor de privacy beoordelen we als laag of niet relevant.

G. Privacy bij design en privacy by default.

Op grond van de criteria van de Autoriteit Persoonsgegevens is de organisatie standaard privacy vriendelijk ingesteld.

H. Register van verwerkingsactiviteiten.

We verwerken de persoonsgegevens van ongeveer 100 bij het koor betrokken personen. Daarom voldoen we aan de criteria om een register van verwerkingsactiviteiten op te stellen. Voor zover al niet hierboven genoemd is het volgende van toepassing op de persoonsgegevens:

1.    Zijn eigendomsgegevens en uitsluitend ten dienste van IMK Euterpe

2.    Worden niet overgedragen of ter inzage gegeven aan derden

3.    Worden verkregen uit persoonlijke contacten met de leden

4.    Worden opgeslagen op persoonlijke gegevensdragers

5.    Verslagen waarin gegevens van bij het koor betrokken personen kunnen staan, worden gepubliceerd

a. In besloten publicaties, die uitsluitend verspreid worden onder de leden, de donateurs en de adverteerders, zoals het
“Euterpe Contact” en de wekelijkse Nieuwsbrief

b. Onder verantwoordelijkheid van IMK Euterpe opgestelde persberichten

1.    Naar (lokale) media

2.    Naar de eigen website

c.  Onder verantwoordelijkheid van IMK Euterpe opgestelde berichten op Facebook.com/imkeuterpevoorthuizen.

d. Beelden die vanuit kerken via livestream op Internet worden uitgezonden van concerten en/of medewerkingen aan
kerkdiensten.

e. In open publicaties, zoals flyers voor ledenwerving en aanplakborden/-affiches als concertaankondigingen.

6.    Worden gewist wanneer

a.   Een zanger daartoe verzoekt.

7.    Worden gebruikt voor het communiceren met leden, dirigent(en) en repetitor(en)

a.    Via telefoon

b.    via WhatsApp

c.    via e-mail

d.    via per post verzonden brief

 I. Genomen maatregelen voor beveiliging van persoonsgegevens

De persoonsgegevens staan opgeslagen op persoonlijke gegevensdragers, waarvoor de genoemde beveiligingsmaatregelen zijn getroffen

  1. Harde schijf op de lokale pc van de ledenadministrateur en secretaris
  2. Toegang tot pc middels uniek wachtwoord.
  3. Actuele en dagelijks geüpdatete Virusscanner en firewall.
  4. Externe backupschijf (in kluis) en of opslag in de Cloud.
  5. Dropbox met persoonlijke individuele toegang voor alle bestuursleden (alleen voor werkbestanden tijdens bijzondere gelegenheden, zoals overlijden zanger)
  6. Verslagen op website waarop alleen de websitebeheerder toegang heeft om verslagen te plaatsen met toegangscode en wachtwoord
    1. mannenkooreuterpe.nl
  7. Verslagen op Facebook.com/IMKEuterpeVoorthuizen, slechts te plaatsen door het PR-bestuurslid die facebookbeheerder is.
    1. Beveiligd tegen taggen via Privacyinstellingen op www.facebook.com
    2. Beveiligd tegen delen via Privacyinstellingen op www.facebook.com.

J. Overeenkomst met partijen die persoonsgegevens voor u verwerken.

Voor de verslagen op de website is de overeenkomst tussen de provider en IMK Euterpe Voorthuizen van toepassing.

IMK Euterpe is ingeschreven bij de KvK onder nr. 40121041. Zij verwerken de door IMK Euterpe benoemde gegevens van de desbetreffende functionaris..

K. Informatieplicht.

We hebben een privacyreglement volgens de criteria van de Autoriteit Persoonsgegevens die in het Nederlands is opgesteld en te vinden is in het alleen voor leden toegankelijke deel van de website www.mannenkooreuterpe.nl .

Daar is ook vermeld waar belanghebbenden eventuele vragen en opmerkingen kunnen plaatsen.

L. Privacyrechten van leden.

Het wordt al jaren als vanzelfsprekend beschouwd dat we zangers ten dienste zijn wanneer ze wensen hebben op het gebied van

  • Recht op inzage
  • Recht op rectificatie en aanvulling
  • Recht op vergetelheid
  • Recht op dataportabiliteit
  • Recht op beperking van de verwerking
  • Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
  • Recht van bezwaar

M. Uitnodiging tot meedenken.

Het is goed om alert te zijn en te blijven m.b.t. de privacy van zangers, dirigent(en) en repetitor(en) van IMK Euterpe.

Het blijkt echter een complexe materie te zijn die aldoor aandacht vraagt.

Dit privacyreglement is opgesteld met de door de Autoriteit Persoonsgegevens beschikbaar gestelde regelhulp https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg/

Uit publicaties blijkt echter dat er niet altijd een pasklaar antwoord gegeven kan worden op praktische onduidelijke situaties. Daarom is elke aanvulling, op- of aanmerking waardevol voor ons.

Meldt deze dan per e-mail aan secetaris@mannenkooreuterpe.nl

Wil je papieren versie van het Privacyreglement downloaden, klik dan op onderstaande link:

IMK Euterpe Privacyreglement 16 mei 2018